The remote working, presque devenu une norme depuis la pandémie de Covid est à la fois une aubaine et un défi pour les entreprises. C’est dans la communication entre les collaborateurs que réside la plus grande source de frustration. Pour aider les travailleurs à mieux se comprendre, voici cinq astuces pour communiquer plus efficacement en télétravail.
Utiliser les bons outils de communication
Les outils de communication sont essentiels pour travailler à distance. Les équipes doivent utiliser des outils adaptés pour faciliter la communication et la collaboration. Les plateformes de vidéoconférence comme Zoom ou Teams sont idéales pour les réunions en ligne. Malgré leur efficacité prouvée, on note que ces outils ne sont néanmoins pas les plus adaptés au monde du télétravail et qu’ils finissent par éloigner les participants, jusqu’à l’isolement.
L’espace virtuel est une alternative intéressante et dans l’air du temps : il permet aux collaborateurs d’une entreprise en télétravail de préserver des liens grâce à des échanges plus spontanés et humains au quotidien.
Il est également important de s’assurer que tous les membres de l’équipe connaissent bien les outils utilisés pour communiquer ainsi que les procédures pour y accéder. Les équipes doivent donc être sondées régulièrement pour s’assurer que tout se passse bien et que le matériel qu’elles utilisent leur permet de bien communiquer à distance.
Établir des règles de communication claires
Lorsqu’on travaille à distance, il est important d’établir des règles claires en matière de communication. Les équipes doivent s’entendre sur les heures de travail, les délais de réponse, les canaux de communication à utiliser pour les différents types de messages, etc.
Il est important de régler minutieusement ces détails avant de démarrer pour assurer le bon fonctionnement du travail en distanciel. Sans cela, la productivité, l’humeur et la cohésion des équipes pourraient être affectées.
Les collaborateurs devraient également s’assurer que ces règles sont faciles à suivre pour tous les membres de l’équipe. Il est utile de créer un guide de la communication en télétravail pour aider les membres de l’entreprise à se rappeler les bonnes pratiques de communication.
Favoriser une communication ouverte et transparente
La communication ouverte et honnête est essentielle pour le travail d’équipe en télétravail. Les membres de l’équipe doivent être encouragés à s’exprimer librement et à poser des questions. Les managers doivent également être disponibles pour répondre aux questions et fournir des clarifications.
Il est très important de mettre en place dès le début un environnement de communication sans jugement et dans lequel les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour exprimer leurs opinions. Les managers doivent encourager la participation de tous les membres de l’équipe et s’assurer que personne ne se sent exclu.
Établir une routine de communication au quotidien
Les équipes travaillant à distance doivent planifier des réunions régulières pour maintenir le contact et suivre les progrès. Il peut être utile de planifier des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires pour discuter des projets en cours et des problèmes rencontrés.
Il est également important de garder les lignes de communication ouvertes pour résoudre rapidement les problèmes et clarifier les malentendus. Les membres de l’équipe doivent être encouragés à signaler tout problème dès qu’ils le remarquent, afin que les managers puissent y remédier rapidement.
Faire preuve d’empathie et de compréhension
Travailler à distance peut être difficile et mal vécu pour certains membres de l’équipe, surtout en période de stress ou d’incertitude. Il est donc important de faire preuve d’empathie et de compréhension envers les collègues.
Les managers doivent être disponibles pour écouter activement les préoccupations des membres de l’équipe et proposer des solutions pour les aider.
Il est également crucial de tenir compte des différences culturelles et individuelles lors de la communication en télétravail. Les entreprises doivent être conscientes des différences de fuseaux horaires, des besoins linguistiques et culturels et des conditions de vie personnelles des membres de l’équipe pour assurer une communication efficace et respectueuse.
Enfin, l’onboarding de nouveaux collaborateurs en télétravail doit faire preuve de la plus grande attention. En effet, un collaborateur mal accueilli et accompagné aura des difficultés grandissantes à s’intégrer à son équipe et pourrait se sentir mal dans son nouveau poste.
